在中国作家协会书记处领导下，成立由副馆长任组长，保管阅览部、征集编目部、网络信息部三部门负责人任副组长的文物普查工作领导小组。经领导小组协调，以保管阅览部为主，先后有33人（包括网络信息部、征集编目部、后勤部、研究部、编辑与联络部等部室的部分人员）参与到这项工作中来。

　　普查工作实行小组长负责制，共分成6个组，每组负责一天。每天中午提前半小时上班，下午延迟1小时下班。一件物品的完成，需要经过物品下架、信息校对、信息增录、实物拍照、信息保存、信息检查、信息上传与发送等诸多环节。同时成立了专门的检查小组（6名成员），对普查过的文物逐一检查。

　　此次普查工作共完成十多万件珍贵文献（版本、期刊、手稿等）的登记、拍照、数据筛查和统计以及上报等工作。